Documentos para vender un piso en España: guía completa 2026

Vender un piso en España se atasca casi siempre por lo mismo, y no es el precio: es un papel que falta. La nota simple que revela una hipoteca que creías cancelada, el certificado de la comunidad que el administrador tarda una semana en emitir, la ITE que nadie del edificio había pasado. Cualquiera de esos tres detalles retrasa una firma semanas, y en un mercado como el de 2026, donde el INE registró una subida anual del 12,2% en el precio de la vivienda en el segundo trimestre pero con menos compradores dispuestos a esperar, perder al que ya tenías en la mano sale caro.

Esta guía recoge todos los documentos que necesitas para vender una vivienda en España: los seis que se exigen siempre, los que dependen de la antigüedad del edificio, los que añade tu situación personal (herencia, hipoteca viva, inquilino dentro, residencia fiscal fuera) y los que todavía te tocan después de firmar. Con coste, plazo de obtención y quién los emite. Y con una advertencia que ninguna guía nacional suele hacer: buena parte de esta lista cambia según la comunidad autónoma, así que verás qué se aplica exactamente en Madrid, en su provincia y en Segovia.

Los documentos obligatorios para vender un piso, en una tabla

Para vender una vivienda en España se necesitan siempre seis documentos: DNI o NIE en vigor de todos los propietarios, la escritura de propiedad, la nota simple del Registro, el certificado de eficiencia energética, el último recibo del IBI y el certificado de estar al corriente con la comunidad. Sin ellos la notaría no autoriza la escritura o el comprador se echa atrás.

El coste de la nota simple es el arancel oficial que publica el Colegio de Registradores (2026). El resto son rangos de mercado habituales en Madrid y Segovia, que varían según el técnico, el municipio y el administrador de fincas. Ninguno es una cifra fija.

A esos seis se suman, según el caso, el certificado de deuda pendiente del banco, la ITE o el Informe de Evaluación del Edificio, y la documentación propia de una herencia o de un divorcio. Todo eso viene más abajo. Si lo que buscas es el proceso completo y no solo el papeleo, la guía de cómo vender un piso paso a paso ordena las nueve fases de una venta, desde el precio de salida hasta la entrega de llaves.

La nota simple: el documento por el que se empieza

La nota simple del Registro de la Propiedad es el primer papel que hay que pedir, antes incluso de fotografiar el piso. Cuesta 9,02 euros más IVA solicitada directamente en el Registro o en la sede electrónica, según el arancel que publica el Colegio de Registradores (2026), y se obtiene online en menos de dos horas.

Lo que revela es justo lo que un comprador va a mirar con lupa: quién figura como titular, qué superficie consta inscrita, si hay hipotecas, embargos, servidumbres, condiciones resolutorias o afecciones fiscales pendientes. Un piso puede estar pagado y seguir apareciendo hipotecado en el Registro porque nadie tramitó la cancelación registral cuando se liquidó el préstamo. Es de los sustos más comunes, y resolverlo lleva entre dos y cuatro semanas.

Formalmente no caduca, pero en la práctica las notarías y los bancos piden una actualizada. Lo razonable: una al empezar, para saber de qué partes, y otra pocos días antes de la firma.

Escritura, Catastro y superficie: que los tres digan lo mismo

Las discrepancias entre la escritura, el Registro y el Catastro son el bloqueo silencioso más frecuente de una compraventa. Cuando los metros no coinciden, cuando hay una obra que no se declaró o cuando la referencia catastral apunta a una finca distinta, el banco del comprador frena la tasación y la firma se retrasa hasta que se corrige.

Los casos típicos son cuatro: la terraza cerrada hace quince años que nunca se declaró, la buhardilla unida a la vivienda, la segregación de un local que no se inscribió y la superficie catastral que difiere de la registral en varios metros. Ninguno impide vender por sí solo, pero todos hay que explicarlos y, según la diferencia, corregirlos con una certificación catastral descriptiva y gráfica (gratuita en la Sede Electrónica del Catastro) o con un acta notarial.

Esa superficie importa además por una razón de dinero: los metros construidos y los útiles no valen lo mismo ni pesan igual en la valoración. La guía sobre cómo se calcula el valor de una vivienda en España detalla qué superficie usa cada método. Y conviene no confundir el valor catastral con el valor de referencia del Catastro, que es el que fija la base mínima del impuesto que pagará tu comprador: las diferencias entre valor de mercado, valor catastral y valor de referencia explican cuál manda en cada trámite.

Antes de decidir el precio de salida, tener clara la superficie real ayuda. Puedes pedir una estimación de venta y alquiler con los datos de tu vivienda: es orientativa, no sustituye a la tasación de una sociedad homologada, pero te da el rango del que partir.

El certificado de eficiencia energética es obligatorio antes de publicar el anuncio

El certificado de eficiencia energética se necesita antes de anunciar la vivienda, no antes de firmarla. El Real Decreto 390/2021 (BOE, 2021), que derogó el anterior Real Decreto 235/2013, obliga a disponer de él para vender o alquilar y a mostrar la etiqueta energética en cualquier anuncio, también en los portales inmobiliarios.

Lo emite un técnico competente (arquitecto, aparejador o ingeniero) tras visitar la vivienda, y después hay que registrarlo en el órgano competente de la comunidad autónoma: sin ese registro el certificado no vale. En Madrid lo gestiona la Comunidad de Madrid; en Segovia, la Junta de Castilla y León.

Dos detalles que se escapan a menudo. El primero, la vigencia: diez años, salvo que la calificación sea G, en cuyo caso son cinco (Real Decreto 390/2021). El segundo, el régimen sancionador: el artículo 21 de ese real decreto remite las infracciones a la disposición adicional duodécima del texto refundido de la Ley de Suelo y Rehabilitación Urbana (Real Decreto Legislativo 7/2015), que las gradúa como leves, graves o muy graves y deja la cuantía en manos de cada comunidad autónoma. Por un documento que ronda los cien euros, no compensa jugársela.

El marco se ha movido hace poco: el Real Decreto 659/2025 modificó el procedimiento básico, con efectos desde julio de 2026, así que cualquier certificado nuevo debe emitirse ya con las reglas actualizadas.

El certificado de deudas de la comunidad y los siete días del artículo 9.1.e

El certificado de estar al corriente con la comunidad de propietarios es obligatorio en la firma: el artículo 9.1.e de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal (BOE) establece que el vendedor debe declarar que está al día y aportar esa certificación, y que sin ella no puede autorizarse la escritura, salvo que el comprador le exonere expresamente.

Quien lo firma es el secretario de la comunidad, con el visto bueno del presidente, y la ley les da un plazo máximo de siete días naturales desde que se solicita. En edificios con administrador profesional suele llegar antes; en comunidades pequeñas que se autogestionan, esos siete días se cumplen enteros y alguno más.

Aquí hay truco, y conviene conocerlo: la exoneración que a veces firma el comprador para agilizar la firma le libera de exigir el papel, pero no borra la afección real del inmueble. El propio artículo 9.1.e deja la vivienda afecta al pago de las deudas de la anualidad en curso y de los tres años naturales anteriores. Traducido: si aparece una derrama impagada, la comunidad puede ir contra el piso aunque el deudor fuera el vendedor. Por eso ningún comprador bien asesorado firma esa renuncia, y por eso al vendedor le interesa pedir el certificado con tiempo en lugar de negociarlo a última hora.

Si el edificio tiene una derrama aprobada pero aún no ejecutada, dilo antes. Que aparezca en el certificado el día de la notaría es una de las maneras más rápidas de quedarte sin comprador.

IBI, suministros y deuda hipotecaria: los justificantes económicos

Tres documentos económicos completan el paquete: el último recibo del IBI pagado, las últimas facturas de suministros y, cuando queda hipoteca, el certificado de deuda pendiente del banco. Los tres prueban que la vivienda no arrastra cargas ocultas.

El IBI tiene una particularidad que genera discusiones cada año. El sujeto pasivo es quien figura como titular a 1 de enero, así que el recibo completo del año de la venta le corresponde al vendedor, pero el Tribunal Supremo admitió en su sentencia de 15 de junio de 2016 que este pueda repercutir al comprador la parte proporcional desde la fecha de la escritura, salvo pacto en contra. Se pacta en las arras y se liquida en la firma. Sobre el inmueble pesa además una afección real por los recibos impagados, motivo suficiente para que ningún comprador acepte cerrar sin ver el último justificante.

Las facturas de luz, agua y gas sirven para el cambio de titularidad y, de paso, para que el comprador sepa qué consumo le espera. El certificado de deuda pendiente lo emite el banco en unos días y caduca rápido, así que se pide cuando ya hay comprador y fecha de notaría, no antes.

Cédula de habitabilidad, ITE e IEE: aquí cambian las reglas según dónde esté el piso

La cédula de habitabilidad no se exige ni en Madrid ni en Castilla y León. Ambas comunidades la suprimieron hace años, así que cualquier guía que te la pida para vender en Madrid capital, en Getafe o en Segovia está desactualizada. Lo que sí puede exigirse es la inspección del edificio, y sus reglas son distintas en cada territorio.

Madrid capital y la provincia

El Decreto 111/2018, de 26 de junio, publicado en el BOCM el 28 de junio de 2018, suprimió a todos los efectos la cédula de habitabilidad en la Comunidad de Madrid. Ya no se expide ni se renueva. El preámbulo lo justifica con claridad: existían tres títulos jurídicos con la misma finalidad, la licencia de primera ocupación, la Inspección Técnica de Edificios y el Informe de Evaluación de Edificios.

De esos tres, los que afectan a una venta corriente son los dos últimos, y son responsabilidad de la comunidad de propietarios, no tuya en solitario:

• ITE. La Ley 9/2001 del Suelo de la Comunidad de Madrid obliga a inspeccionar los edificios con más de 30 años de antigüedad, con renovación decenal.
• IEE. El Ayuntamiento de Madrid exige el Informe de Evaluación de Edificios a las viviendas colectivas de más de 50 años, que disponen de un plazo máximo de cinco años desde que alcanzan esa antigüedad para presentarlo. Un IEE completo mantiene su vigencia hasta el 31 de diciembre del décimo año contado desde su presentación (Ayuntamiento de Madrid, 2026).

Algunos municipios de la provincia endurecen el criterio y lo extienden a edificios de cualquier uso con más de 30 años. La consulta ITE/IEE del Ayuntamiento de Madrid permite comprobar por dirección qué le toca a un edificio concreto, y cada consistorio publica su listado anual. Un informe desfavorable no impide vender, pero cambia la negociación: el comprador descontará del precio las obras pendientes. Si quieres ver cómo se mueven los precios por zona antes de sentarte a negociar, la guía del precio de la vivienda en Madrid y su provincia desglosa distritos y municipios.

Segovia y el resto de Castilla y León

En Castilla y León la cédula desapareció incluso antes: el Decreto 147/2000, publicado en el BOCYL el 3 de julio de 2000, la suprimió por duplicidad con la licencia de primera ocupación. Para vender en Segovia capital o en cualquier municipio de la provincia no hace falta.

La ITE sí aplica, con dos diferencias respecto a Madrid que importan mucho. La antigüedad es otra: el Reglamento de Urbanismo de Castilla y León fija la primera inspección en el año natural siguiente a aquel en que el edificio cumple cuarenta años, y las siguientes cada diez. Y el ámbito depende del tamaño del municipio: la ITE completa es obligatoria en municipios de 20.000 habitantes o más, entre los que está Segovia capital, mientras que en los de 5.000 a 20.000 habitantes solo se exige la ITE parcial para edificios residenciales en tipología no unifamiliar (Junta de Castilla y León, 2026). La Junta publica cada año el listado de municipios afectados, y los informes se registran en REGITECyL.

Para la mayoría de los pueblos de la provincia de Segovia, por tanto, no hay ITE que presentar. Merece la pena confirmarlo en ese listado antes de dar nada por hecho.

Documentos adicionales según tu caso

Sobre la base común, cada situación añade su propio paquete. Estos son los cinco casos que más se repiten y lo que exige cada uno.

Vivienda heredada. Certificado de defunción, certificado de últimas voluntades, testamento o acta de declaración de herederos, escritura de aceptación y adjudicación de herencia y justificante de la liquidación del Impuesto de Sucesiones. Y un paso que mucha gente descubre tarde: el piso tiene que estar inscrito en el Registro a nombre de los herederos antes de poder venderlo. Cuando son varios hermanos, además, hacen falta todas las firmas o un poder notarial. Si aún estáis decidiendo qué hacer con él, el análisis sobre vender o alquilar un piso heredado ayuda a ordenar la conversación antes de mover papeles.

Hipoteca viva. Certificado de deuda pendiente del banco, cancelación económica el día de la firma con parte del precio y escritura de cancelación registral posterior. Si la hipoteca ya estaba pagada pero nunca se canceló en el Registro, resuélvelo antes de publicar el anuncio.

Divorcio o separación. Sentencia firme y convenio regulador, inscritos si adjudicaron la vivienda a uno de los dos. Mientras la adjudicación no conste en el Registro, firman ambos.

Piso con inquilino dentro. Contrato de arrendamiento vigente, últimos recibos y, sobre todo, la notificación fehaciente al inquilino de tu intención de vender: la Ley de Arrendamientos Urbanos le reconoce derecho de adquisición preferente, y saltárselo puede acabar en un retracto que tumbe la venta meses después. La guía para alquilar un piso siendo propietario detalla cómo funcionan esos derechos dentro del contrato.

Si no resides fiscalmente en España. El comprador está obligado a retenerte el 3% del precio e ingresarlo con el modelo 211 en el plazo de un mes desde la transmisión, como pago a cuenta de tu impuesto (Agencia Tributaria, 2026). Después te entrega copia del modelo sellado, que necesitarás para presentar tu modelo 210 y, si el impuesto final resulta menor, pedir la devolución. Conviene tener también el certificado de residencia fiscal del país donde tributas.

A esta lista se añade un sexto caso menos frecuente pero más restrictivo: la vivienda de protección pública, que puede requerir autorización administrativa de venta, respetar un precio máximo y dar opción de tanteo a la administración.

Cuándo pedir cada documento y qué se lleva a la notaría

El orden correcto ahorra semanas, y es este: primero lo que tarda, al final lo que caduca. Reunir el paquete completo lleva entre dos y cuatro semanas en una venta sin complicaciones, más si hay herencia o discrepancias registrales.

1. Antes de publicar el anuncio. Nota simple, escritura, referencia catastral y certificado de eficiencia energética. Sin el certificado no puedes anunciar legalmente, y la nota simple te dice si tienes algo que corregir.
2. Mientras enseñas el piso. ITE o IEE si el edificio los necesita, planos si los tienes, últimas facturas de suministros y la documentación de tu caso particular (herencia, divorcio, arrendamiento).
3. Con comprador y arras firmadas. Certificado de deudas de la comunidad y certificado de deuda pendiente del banco. Los dos caducan pronto, de ahí que vayan en este punto y no antes.
4. Días antes de la firma. Nota simple actualizada y último recibo del IBI.

El día de la notaría se lleva el original de todo: DNI o NIE en vigor de todos los que firman, escritura, nota simple reciente, certificado energético registrado, certificado de la comunidad, último recibo del IBI, certificado bancario si hay hipoteca y los poderes notariales de quien no pueda asistir. El notario comprueba cargas en el Registro el mismo día, así que cualquier sorpresa aparecerá ahí.

Los papeles que llegan después de la firma

Vender no termina en la notaría. Quedan cuatro trámites con plazo, y dos de ellos tienen fecha corta.

• Plusvalía municipal. Se presenta ante el ayuntamiento en los 30 días hábiles siguientes a la transmisión. El plazo corre aunque la operación haya generado pérdidas, supuesto en el que no se paga pero conviene declararlo.
• IRPF del año siguiente. La ganancia patrimonial se declara en la renta del ejercicio en que vendiste. Los impuestos al vender una vivienda detallan escalas, exenciones y qué gastos puedes sumar al valor de adquisición para pagar menos.
• Cambio de titularidad. Catastro, IBI y suministros. El notario comunica la transmisión, pero la baja de los contratos de luz, agua y gas la haces tú.
• Cancelación registral de la hipoteca, si la había, para que el Registro refleje la situación real.

Guarda la copia simple de la escritura, los justificantes de todos los gastos de la venta y los de la compra original. Si Hacienda pregunta por la ganancia declarada, ese archivo es tu defensa, y el plazo de comprobación alcanza cuatro años.

Lo que de verdad encalla una venta

Repasando el conjunto, el patrón se repite: casi ningún bloqueo viene del documento que falta, sino del documento que no cuadra. La superficie que no coincide, la hipoteca cancelada en el banco pero viva en el Registro, la herencia sin inscribir, la derrama que nadie mencionó, el edificio que debía haber pasado la inspección hace tres años.

Todo eso se detecta con una nota simple de diez euros y una llamada al administrador de fincas, y se arregla en semanas si lo haces antes de publicar el anuncio. Después, con un comprador esperando y un banco con fecha de firma, cada corrección cuesta el triple de nervios y a veces la operación entera.

La diferencia entre las dos situaciones es exclusivamente de calendario. Ahí es donde se gana tiempo en una venta, mucho más que en cualquier técnica de negociación.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos son obligatorios para vender un piso en España?

Seis: DNI o NIE en vigor de todos los propietarios, la escritura de propiedad, la nota simple del Registro, el certificado de eficiencia energética registrado, el último recibo del IBI y el certificado de estar al corriente con la comunidad de propietarios. La notaría no puede autorizar la escritura sin el certificado de deudas de la comunidad, salvo que el comprador exonere expresamente de aportarlo.

¿Hace falta cédula de habitabilidad para vender un piso en Madrid?

No. El Decreto 111/2018 del Consejo de Gobierno, publicado en el BOCM el 28 de junio de 2018, suprimió la cédula de habitabilidad en toda la Comunidad de Madrid, que ya no se expide ni se renueva. Su función la cumplen la licencia de primera ocupación, la Inspección Técnica de Edificios y el Informe de Evaluación de Edificios. En Castilla y León se suprimió en el año 2000.

¿Cuánto cuesta y cuánto tarda una nota simple?

Cuesta 9,02 euros más IVA solicitada directamente en el Registro de la Propiedad o en su sede electrónica, según el arancel que publica el Colegio de Registradores (2026), y suele estar disponible en menos de dos horas cuando se pide online. El precio es por finca registral, no depende del valor de la vivienda, y las gestorías intermediarias cobran bastante más por el mismo documento.

¿Se puede vender un piso sin certificado de eficiencia energética?

No, y tampoco anunciarlo. El Real Decreto 390/2021 obliga a disponer del certificado y a mostrar la etiqueta energética en la publicidad de venta o alquiler. Su artículo 21 remite las infracciones al texto refundido de la Ley de Suelo y Rehabilitación Urbana, que las clasifica como leves, graves o muy graves. La vigencia es de diez años, o de cinco si la calificación obtenida es G.

¿Qué documentos hacen falta para vender un piso heredado?

Certificado de defunción, certificado de últimas voluntades, testamento o acta de declaración de herederos, escritura de aceptación y adjudicación de herencia y justificante del Impuesto de Sucesiones. Además, la vivienda debe figurar inscrita en el Registro de la Propiedad a nombre de los herederos antes de venderla. Cuando hay varios herederos, firman todos o bien otorgan poder notarial a uno de ellos.

¿Hay que pasar la ITE para vender un piso en Segovia?

Depende de la antigüedad del edificio y del municipio. El Reglamento de Urbanismo de Castilla y León sitúa la primera inspección en el año natural siguiente a aquel en que el edificio cumple cuarenta años, con renovación cada diez. La ITE completa se exige en municipios de 20.000 habitantes o más, entre ellos Segovia capital. La Junta de Castilla y León publica cada año el listado de municipios obligados.